歯科医院を経営している際に、会計をスムーズに行うかどうかに関してはあまり意識されていない医院さんが多いように思います。
日々の診療やレセプト、求人や事務、経理を行っているだけで毎日が過ぎ去ってしまい、会計をスムーズにすることまで考えが及ばない方がほとんどかと思います。
ですが、会計をスムーズに行うことで、患者さんの満足度、また受付を初めとするスタッフに対して意外なメリットがあるのも事実です。
今回は、会計をスムーズに行うことの重要性についてお伝えしていきます。
■好印象を与える診療後の速やかな会計
診療後、速やかに会計を終え医院を出ることで、患者さんに良い印象を与えることができますし、会計をスムーズに行うことで待合スペースの混雑も避けることができます。
多くの患者さんにとって診療を行った歯科医院は必ずしも気持ちの良い空間ではありません。速やかに会計を終え、医院を出てリラックスしてもらうと良いでしょう。
人がなにかの体験をしたときに強く記憶に残りやすいのは、強い感情を抱いた時と、その体験が終わる時と言われます。
体験が終わる時である診療後から会計のタイミングは、医院の印象を決定づけるといっても過言ではないでしょう。
■会計で詰まってしまう原因
・受付スタッフが他の業務に対応している
多くの歯科医院では、受付スタッフは受付以外にも多くの業務を行っています。また受付業務も、保険証の確認やカルテ出し電話対応と多岐にわたります。
そのため、患者さんの会計への対応が遅れてしまうことがあります。
・カルテ入力が遅れている
受付スタッフの手が空いていてもカルテへの記入やレセコン入力が行われていないため、会計を行えない、という場合もあります。
カルテ記入やレセコンの入力は、歯科医師や歯科衛生士が診療の合間に行うため、診療が忙しい場合には、会計が遅れてしまいます。
患者さんからすると受付は空いていて手が空いているように見えるのに会計が始まらないという状態になります。
■スムーズに会計を行うためには
・受付スタッフは会計を優先
受付スタッフは他の業務よりも会計を優先するようにしましょう。
なるべく患者さんを待たせない、ということを第一に意識し行動し、受付スタッフが会計を行っている間に、他のスタッフがフォローに回るようにしましょう。
・手が空いた時間にカルテを入力する
歯科医師や歯科衛生士は、手が空いた時間にカルテを入力するようにしましょう。
最近はほとんどの医院で電子カルテかと思いますので、あらかじめ診療内容がわかっている場合には、あらかじめカルテを入力しておき、変更が生じた場合にはあとから修正すると良いでしょう。
こちらも、他の業務よりもカルテ入力を優先する意識で良いと思います。
・チェアサイドで予約を取る
予約を取る際には、受付ではなくチェアサイドで予約を取るのも方法の一つです。
チェアサイドで予約を取ることにより、受付での業務を減らすことができ、会計時間が短縮できます。
また、チェアサイドで予約をすることにすることは予約確約率を上げることができるという利点もあります。
■まとめ
会計をスムーズに行うことで、患者さんが受付付近に溜まることを予防できるのに加え、患者さんの満足度向上も期待できるでしょう。
会計はできるだけ早くできるように意識することは、医院運営においてもマイナスはないはずですので意識してみることはおすすめします。
歯科医師 K.A.