長年、医院経営を続けていくと細かい業務が増えていきます。
一つ一つは大したことがない仕事でも、積み重なると院長先生やスタッフの負担になってしまいます。
問題点を炙りだし、業務を改善していくことは悪いことではないのですが、本来の目的を見失い単なるルーチンワークとなってしまうものも少なくはありません。
年に一回は業務を見直し、本当に必要な業務のみに絞ると良いでしょう。
▼業務は増えることはあっても減ることはない
基本的に業務は増えることはあっても減ることはありません。
多くの医院で日々の仕事を行って行く上で、必要だと思う業務を追加し、改善する必要がある場合は業務内容を改善していると思います。
院長先生がスタッフに指示することもありますし、スタッフから言われて業務改善を行う場合もあります。
ですが、業務を減らす、仕事をシンプルにして時間を作り出す、という取り組みを行っている医院は少ない印象です。
そのため、意識的に業務を減らすことがなにより重要です。
▼その業務がなんのためにあるのかを確認
業務内容を見直す際には、その業務はなんのためにあるのかを確認しましょう。
業務が増える背景には、様々な要因があります。
その業務が存在することで、売上が向上するのか、手間が省け効率的に働けるのか、など目的を再度確認しましょう。
よくあるのが業務はあるものの、スタッフ含めて誰もなんでその業務が存在するのかを説明できず、なんとなく続けているだけ、というケースです。
そのような場合には、続ける意味がないので思い切って業務を削減しましょう。
行っている業務の目的や意味を医院に関わる全員が理解していることが理想的です。
▼意識的に不要な業務を減らしましょう
業務を見直す場合には、意識的に業務を減らすような意識で行います。
極端な話、今行っている業務の半分をなくす、位の意気込みで行っても良いです。
その上で、どうしたら業務を減らすことができるのか、その業務がなくなっても医院は回るのではないか、という前提で考えます。
とりあえず、業務を減らしてみてそれで問題が起こったらまた戻すというやり方もおすすめです。
業務を減らすことは院長先生だけではなく、スタッフにもメリットがあるので、全員で協力して進めていきましょう。
また、費用や予算にもよりますが、場合によっては院内で行っている業務でも外注できるものは外注するのも良いでしょう。
▼同時に不要な物も捨てましょう
業務内容の見直しをするのと同時に、医院内で不要なものを捨てましょう。
業務内容と同じで、開業してから年数が経つと物も増えてしまうものです。
カルテなどの書類は捨てることが出来ず、保管場所が必要となるため、捨てることができるものは積極的に捨ててスペースを作りましょう。
不要な模型、使用頻度の少ない器具や薬品など、業務内容を見直すのと同時に廃棄しましょう。
▼まとめ
定期的に業務を見直すことのメリットについてお伝えしてきました。
日々なんとなく行っている業務も、改めて見直してみると必要ない、ということは意外と多くあります。
不要な業務によって院長先生やスタッフの時間が奪われてしまうと、本来必要な業務に避ける時間が少なくなってしまいます。
定期的に業務を見直し、効率系に働ける職場を作ることで日々の診療がよりスムーズになることでしょう。
歯科医師 K.A.