歯科医院は内科などの病医院とは違い、予約制であることが一般的です。
歯科治療は終了までに回数がかかるからです。
しかし、予約制が一般的であっても予約制を取り入れていない歯科医院や、予約制であっても手書きのアポイント帳を使っている歯科医院はあります。
今回は歯科医院のアポイントと患者数の関係についてご紹介します。
アポイントを刷新することで、患者さんが増えた歯科医院が多数あります。
1.まだ手書き予約？
予約制の歯科医院であってもまだ手書きのアポイント帳を使っている歯科医院があります。
未だに大手歯科ディーラーの会員特典がアポイント帳であることを考えると手書きのアポイント帳にまだまだ需要があることが伺えます。
実際に手書きのアポイント帳からインターネット予約、パソコンによる予約システムへの移行は労力と時間がかかります。
スタッフも新しいことへの取り組みが増え、一時的に患者さんに迷惑になることもあります。
しかし、手書きでは、患者さんのキャンセル率、どの時間帯に急患が多いのか、といった分析ができません。
さらに受付が辞めてしまうと、歯科医院のアポイントが全くうまくいかないといったことまで起こります。
ですから、面倒であっても、手書きのアポイント帳であるならば予約システムの刷新を考える必要がありそうです。
2.予約システム刷新で患者さんが増える
現状でもある程度の売り上げで満足しているし、本当に予約システムを変更するだけで患者さんが増えるの？と疑問に思う歯科医の先生もいらっしゃるかもしれません。
予約システムを刷新することで、どうして患者さんが増えるのでしょうか？
主に以下の3つの理由があげられます。
①予約列を把握できる
診察チェアー3台であれば、3列の予約を並行してとることができます。
そもそも予約制を導入していないと、来院予定数がわからず、安定した売上を上げることができません。
また手書きの場合では3列埋められたとしても、キャンセル率を出すためには個別で計算が必要となり、手間が増えます。
キャンセル率から、急患枠への対応が難しくなります。
②急患対応はどこが効率的か把握
歯科医院は予約制であっても急患は必ずいらっしゃいます。
そのため、予約枠とは別に急患対応枠が必要です。
しかし、診察チェアーには限りがあり、急患枠だけで1列をあけてしまうのは非常にもったいないです。
予約システムを導入すれば、9:00の予約でも、9:15には1人目の患者さんの治療が終わる可能性が高いということが把握できます。
しかし、手書きのアポイント帳では、経験で急患枠を埋める必要があります。
急患対応できる枠が増えればそれだけ1日の来院患者さんが増え、売上が伸びます。
③治療内容によって列を増やせる
例えばメンテナンスであれば30分、CR充填であれば1本あたり15分など歯科医院によって治療時間の時間が異なります。
手書きのアポイントでは、患者さんの名前は書けても治療内容までの把握が難しいため、治療が並列してしまうというトラブルが起こりえます。
予約システムを導入すると、治療内容も把握しやすくなり、より効率的にメンテナンス患者さんも多く診察できるようになります。
3.予約システム刷新はスタッフの負担を軽減する
予約システムの導入はスタッフへの負担を軽減させるメリットもあります。
インターネットを利用した予約システムでは、まず電話応対の数を減少させることができます。
スマートフォンを使う世代の多くがインターネットを経由して予約ができます。
患者層にもよりますが、電話予約の半分をも減らすことができます。
予約システムによって、患者さんの名前の間違いも減り、予約キャンセル、変更が簡単になります。
患者さんを効率的に増やし、さらにスタッフの仕事効率化のためにもぜひ、予約システムの見直し、運用方法の再検討を始めてみてくださいね。