歯科医院でキャンセル枠を有効に活用するには、空きが出てから連絡をする患者を探すのではなく、あらかじめ候補となる患者を整理しておくことが大切です。この記事では、キャンセル枠をリカバリーするためのリスト作成方法を解説します。
リカバリーリスト作成前に整理しておきたい情報
リカバリーリストを作成する前に、患者の希望だけでなく歯科医師や歯科衛生士など診療スタッフからの情報も集めておかなければなりません。
【患者に確認する情報】
まず現在予約している日時よりも前にキャンセル枠が発生したとき、その枠での診療を希望するかを確認しておく必要があります。希望する場合は、来院しやすい曜日や時間帯、担当者が変更してもよいかなども確認しておくとよいでしょう。
また、連絡方法も患者により異なります。診療時間中は電話に出られない人もいるため、電話だけでなくLINEやメールなど患者が希望する連絡方法も把握しておく必要があります。
【診療スタッフから共有してもらう情報】
患者が診療日の前倒しを希望していても、治療内容によっては次の診療まで一定期間を空けなければならない場合があります。例えば、治療後の経過を確認するために予約日を設定している患者をキャンセル枠に移すことはできません。
そのため、リスト作成前に、歯科医師や歯科衛生士など診療スタッフから診療の前倒し可能期間を共有してもらう必要があります。またキャンセル枠の時間帯に対応できるスタッフがいるかどうかも確認しておかなければなりません。
リカバリーリストの作成方法
効率良くキャンセル枠をリカバリーするためには、集めた情報を活用しやすくまとめておくことが重要です。
【患者の希望を確認する方法を決めておく】
患者の希望を確認するために受付スタッフが予約のたびに口頭で説明していると、業務に支障をきたす可能性があります。そのため、確認する項目を用紙やWebフォームなどにまとめておき、患者自身に希望を記入してもらうことをおすすめします。
患者から集めた情報や診療スタッフから共有された内容は、リストに反映させなければ活用できません。そのため、誰が情報を入力するのかを決めておく必要があります。また、患者の希望や治療内容が変わったら新しい情報に更新しておくことも必要です。
情報を入力・更新する担当者は、歯科医院の体制に合わせて決めましょう。ただし、特定のスタッフの負担が重くならないような配慮をすることが大切です。
【優先順位をつけて候補患者を管理する】
キャンセル枠が発生したときに連絡する患者の優先順位をつけておかないと、リカバリー業務の効率が悪くなります。優先順位の付け方の一例としては、来院可能時間の自由度が高い患者や前倒ししやすいメンテナンス予定の患者の優先順位を高くしておき、その中から診療可能な担当者がいる患者を選んでいく方法があります。
優先順位の付け方は歯科医院ごとに決めればよいですが、時間がかからないように基準を明確にしておくことが大切です。
【管理方法は専門業者への依頼も検討する】
リカバリーリストのシステムを歯科医院独自で作成してもよいですが、システムを作成することが難しい場合は、専門業者へ依頼することをおすすめします。
患者やスタッフから必要な情報を集めるのは歯科医院側が行いますが、リカバリーリストシステム作成までする必要はありません。歯科医院にとって負担が少ない方法を選ぶことが大切です。
【情報を入力・更新する担当者を決めておく】
リストを作成しキャンセル枠を効率よくリカバリーしましょう
キャンセル枠のリカバリー率を高め歯科医院経営を安定させるためには、事前にリストを作成しておくことが重要です。そのためには、患者とスタッフからの情報を整理しておく必要があります。リストを作成しておけばキャンセルが発生した際に、スムーズに対応しやすくなります。自院に合ったリカバリーリストを作成し、キャンセル枠を効率よく埋めましょう。