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院内ミーティングを行う際に気をつけること

2023.01.16

定期的に院内ミーティングを行っている歯科医院は多いかと思いますが、なんとなく院内ミーティングを行っていませんか?
毎週時間を決めてミーティングを行っているけど、終わってみればなんの話をしたのか印象が曖昧、誰も話をしないので院長が一方的に話をしているだけ、そのような医院は多いと思います。
スタッフ全員の時間を使うので、ミーティングは有益な時間であるべきです。
今回は、院内ミーティングを行う際に気をつけることについてお伝えしていきます。

目的を決める

まず、最初にミーティングを行う目的を決めましょう。
なぜミーティングを行う必要があるのか?
トラブル共有なのか、営業目標達成のためなのか、院内勉強会なのか、を決める必要があります。
そして、ミーティングを開く目的を決めて参加する人全員が把握していることが重要です。
もしも経営が安定して、院内になんの問題もない場合には、ミーティングを行う必要はありません。
とりあえず時間を決めて、なんとなく惰性でミーティングを行っているのであれば必要はありません。

診療時間内に行う

ミーティングは診療時間内に行うようにしましょう。
診療時間前や昼休み、診療終了時などに行うのは可能な限り避けるようにしてください。
ミーティングを診療時間内に行う理由は、参加するスタッフのモチベーションを維持するためです。
ミーティングは仕事の一部であり、医院が成長するための時間であるという意志を周囲に伝えて、診療時間の枠を切り、ミーティングを行うことが大切です。
もちろん、診療時間を使ってミーティングを行うのですから、売上は下がってしまいます。
売上を犠牲にしてまで、ミーティングを行う必要があるのか、と問いかけることも重要になります。

議事録を作成する

ミーティングを行う場合には、議事録を作成しましょう。
何を話し合い、何が決まったのかを残しておくことは、参加できなかったスタッフと共有出来るだけでなく、あとから振り返ることが出来るので有用です。
議事録といっても、簡単なメモのようなものでも構いません。
どのような形式でも構わないのですが、最低でも以下のようなポイントは抑えておくとよいでしょう。

・前回の振り返り
前回のミーティングで決まったことや、出てきた問題点などの振り返りです。
ミーティングを行ったことで院内にどのような変化が出たのか、また、出ていないのかを把握することは重要です。

・今回の内容
今回のミーティングで、どのような内容を話しあったのかを記録します。
また、新しく発生した問題や改善点などがあれば、記載します。
内容は箇条書きでなるべく簡潔にまとめると良いでしょう。

・次回までに行うこと
最後に次回までに行うことを決めてミーティングを終えます。
次回までに行うことは、『誰が』『何をするか』を明確に記載します。
院長が何でもやってしまう医院が多いのです、基本的に、スタッフに振り分けるようにしましょう。

▼まとめ

院内でミーティングを行う場合に、気をつける必要があることについてお伝えしていきました。
ミーティングを行う目的を院内で共有し、診療時間内に行い、話し合った内容を記録に残す。
そこまで難しいことではないかと思います。
ミーティングは単なる雑談ではなく、医院を成長するための業務です。
今回のお話を参考にして、良いミーティングが行っていただけると幸いです。

歯科医師 K.A.

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